Minimale set aan informatie van elk lid

Het bestuur heeft aan de recent gehouden ALV voorgelegd om een minimale set aan informatie van elk lid verplicht toegankelijk te laten zijn voor functionarissen van onze vereniging, maar ook voor ieder lid van onze vereniging. Deze informatie is nodig om de vereniging normaal te kunnen laten functioneren.
De ALV heeft met dit voorstel ingestemd en er zal de komende tijd actie ondernomen worden om dit besluit ten uitvoer te brengen. Onderstaand een uitgebreide toelichting op hetgeen staat te gebeuren. 

Rechten & plichten
Het lidmaatschap van de vereniging brengt rechten (spelen, stemrecht) en verplichtingen met zich mee (contributie betalen, gedragsregels naleven).
Maar de vereniging kan ook niet functioneren zonder bepaalde gegevens van ieder lid in de - alléén voor onze leden toegankelijke - digitale ledenlijst.

Leden die met elkaar of tegen elkaar gaan spelen, moeten elkaar tenslotte - soms snel - kunnen bereiken en herkennen.
Dat geldt ook voor functionarissen van de club die activiteiten organiseren en degenen die toezicht uitoefenen op het correct reserveren van banen.

Het gaat in concreto om

• een goed gelijkende pasfoto
• een mailadres en
• een 06-nummer of ander telefoonnummer.

Noodzakelijke communicatie
In de huidige situatie zijn niet van alle leden in de digitale ledenlijst deze gegevens toegankelijk, omdat ze zijn afgeschermd. En er hebben zich diverse situaties voorgedaan waarbij dat problemen opleverde bij pogingen om met deze leden contact op te nemen.

De privacyregels (AVG) houden in dat organisaties niet zomaar naar believen persoonsgegevens van mensen waarover zij beschikken mogen gebruiken. Sommige gegevens mogen zelfs helemaal niet worden verwerkt; andere alleen wanneer daarvoor een redelijke grondslag (doel) bestaat. De AVG geeft mensen ook het recht persoonsgegevens af te schermen of toestemming voor het verwerken daarvan te weigeren. Het privacybeleid van TP BUYTENWEGH is enkele jaren geleden, mede om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), na bespreking in de ALV neergelegd in de zgn. Privacyverklaring en het daarbij behorende Verwerkingsregister.
Daarin staat welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten de leden hebben.

In het Verwerkingsregister is nader uitgewerkt welke gegevens in welke gevallen voor welk doel verwerkt mogen worden.
Daarin is vastgelegd dat voor bestuursleden, commissies en leden die contactgegevens van andere leden behoeven in de digitale ledenlijst namen, adressen, telefoonnummers, mailadressen, geslacht, leeftijd en speelsterkte met foto is opgenomen.
Daarbij is steeds aangegeven dat de grondslag voor dat gebruik is: dat de verwerking nodig is voor een goede uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.
Het baanreserveringssysteem dat via de website en de club app (die was er toen nog niet) gegevens uit de digitale ledenlijst gebruikt, staan niet expliciet genoemd, maar vormen naast rechtstreekse toegang tot de digitale ledenlijst wel een weg waarlangs andere leden kennis kunnen nemen van de gegevens.
In het Verwerkingsregister is bij dit onderwerp vermeld dat de pasfoto voor andere leden slechts zichtbaar is indien het lid daarvoor toestemming heeft gegeven. 

Het bestuur acht het wenselijk om ter voorkoming van discussies over het correct verwerken van persoonsgegevens in het Verwerkingsregister nu expliciet vast te leggen dat de drie hiervoor genoemde persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en dus niet mogen worden afgeschermd. Uiteraard sluit het bestuur niet zijn ogen voor de mogelijkheid dat er incidenteel gegronde redenen kunnen zijn voor een uitzondering. Verzoeken om een uitzondering, mits goed gemotiveerd, zullen door het bestuur zorgvuldig worden beoordeeld.

Groen licht
Het bestuur heeft de ALV nadrukkelijk gevraagd in te stemmen met deze verduidelijking in het Verwerkingsregister. De ALV heeft die instemming gegeven en daarmee groen licht gegeven voor het hanteren van deze aanpak.
Uiteraard zal een en ander zo spoedig mogelijk ook in een aangepaste versie van het Verwerkingsregister worden opgenomen.

Niet afschermt
In vervolg op het verkrijgen van de instemming van de ALV zal vanaf nu bij nieuwe aanmeldingen voor het TPBUYTENWEGH  lidmaatschap worden verlangd dat betrokkene zijn of haar pasfoto, mailadres en telefoonnummer niet afschermt.

Alle bestaande TPBUYTENWEGH leden voor wie dat aan de orde is, ontvangen het verzoek om voor 1 juni ervoor te zorgen dat een actuele foto, mailadres en telefoonnummer van hen in de digitale ledenlijst zichtbaar zijn.
Zij die menen dat er gegronde redenen zijn voor een uitzondering, kunnen daartoe een verzoek aan het bestuur doen.

Het bestuur