1. Verantwoordelijke
Tennis- en Padelvereniging Buytenwegh is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:

• Verenigingsnaam: Tennis- en Padelvereniging Buytenwegh

• Adres: Buytenparklaan 5, 2717 AX Zoetermeer

• E-mailadres: secretaris@tvbuytenwegh.nl

• Telefoonnummer: 079-3517802

• Website: www.tvbuytenwegh.nl

 

2. Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u lid bent van onze vereniging of gebruik maakt van onze diensten. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam

• Geboortedatum

• Adresgegevens

• Telefoonnummer(s)

• E-mailadres

• Bankrekeningnummer ( voor contributie en betalingen)

• Lidmaatschapsinformatie ( zoals lidnummer en speelsterkte)

• Eventuele door u verstrekte informatie met betrekking tot speciale wensen of beperkingen

 

3. Doeleinden van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Beheer van het lidmaatschap en contact met leden

• Het innen van contributie, deelnamekosten (bijvoorbeeld aan toernooien en evenementen) en andere financiële transacties

• Aanmelden bij de KNLTB ( Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond)

• Organisatie van toernooien, competities of andere activiteiten

• Communicatie met en door leden via e-mail, clubapp of andere kanalen

• Het opstellen van planningen en teamindelingen

 

4. Grondslag voor verwerking
De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: om onze diensten te kunnen verlenen en het lidmaatschap te beheren

• Wettelijke verplichting: voor bijvoorbeeld onze financiële administratie en belastingaangifte

• Gerechtvaardigd belang: voor interne doeleinden, zoals het organiseren van evenementen en het verbeteren van onze diensten

 

5. Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Zodra u geen lid meer bent, bewaren wij uw gegevens tot maximaal 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn geldt.

 

6. Delen van persoonlijke gegevens met derden
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij werken samen met:

• De KNLTB voor registratie en deelname aan competities en toernooien

• Softwareleveranciers die het ledenbeheer, de toernooi-indelingen en externe aanmeldingen ( bijvoorbeeld via trainers) faciliteren

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

7. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of misbruik.
Voorbeelden van deze maatregelen zijn:

• Alle personen die namens Tennis- en Padelvereniging Buytenwegh van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. 

• Versleuteling en pseudonimisering van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is

• Regelmatige beveiligingsupdates van onze systemen

• Op al onze systemen hanteren wij een gebruikersnaam en wachtwoord

 

8. Uw rechten
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage: u kunt te allen tijde inzage vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken

• Correctie: indien uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons vragen deze voor u aan te passen

• Verwijdering: u kunt uw gegevens laten verwijderen wanneer deze niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld

• Beperking van verwerking: u kunt ons vragen om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken

• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

• Gegevensoverdraagbaarheid: u kunt ons vragen om uw gegevens in een gestructureerd en leesbaar formaat over te dragen aan uzelf of aan een andere organisatie.

Verzoeken kunt u indienen via secretaris@tvbuytenwegh.nl en wij zullen binnen een redelijke termijn op uw verzoek reageren.

 

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij raden u aan om regelmatig deze verklaring te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van de manier waarop wij uw gegevens verwerken.

 

10. Contact en klachten
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via secretaris@tvbuytenwegh.nl 
Indien u van mening bent dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Met deze privacyverklaring voldoet Tennis- en Padelvereniging Buytenwegh aan de vereisten van de AVG en zorgt het voor transparantie en bescherming van uw persoonsgegevens.

Ingangsdatum Juni 2025
Classificatie Openbaar
Documenteigenaar secretaris@tvbuytenwegh.nl

Reviewdatum Juni 2028
Versienr V0.1