TV Buytenwegh privacyproof!

Ook TV Buytenwegh voldoet nu aan de ‘nieuwe privacywet’ (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Op 27 augustus 2018 heeft het bestuur na een zorgvuldige voorbereiding en wat gepuzzel een Privacyverklaring en een Verwerkingsregister vastgesteld. Beide stukken zijn op onze website te vinden als u zoekt op ‘privacyverklaring’ of op ‘verwerkingsregister’. Helaas is het geen lekker leesbare kost!  

Het belangrijkste dat onze leden moeten weten, is dat:

* de vereniging zonder persoonsgegevens van leden te verwerken niet kan functioneren en geen activiteiten kan organiseren

* wij geen gegevens van minderjarigen kunnen verwerken zonder minimaal de handtekening van een van de ouders

* het bestuur en de vrijwilligers zo zorgvuldig mogelijk zullen omgaan met de persoonsgegevens die in verband met het lidmaatschap nou eenmaal bij de vereniging terechtkomen

* de leden het recht hebben te verzoeken om inzage in hun persoonsgegevens en die te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen

* de leden zich met eventuele klachten over de verwerking van hun persoonsgegevens kunnen wenden tot de AVG-Functionaris van TV Buytenwegh (bestuur@tvbuytenwegh.nl)

* de leden op grond van de AVG het recht hebben om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met hun persoonsgegevens omgaan.

 

Toelichting

De AVG verplicht onze club om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens waarover wij beschikken. Wij mogen niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor die worden gevraagd of verkregen. Wij mogen de gegevens uiteraard ook niet gebruiken voor andere doelen dan waarvoor ze zijn verstrekt. Wij moeten in een Privacyverklaring en een Verwerkingsregister vastleggen en bekendmaken welke persoonsgegevens wij voor welk doel en hoe lang gebruiken en hoe wij daar verder mee omgaan. 

In het Verwerkingsregister hebben we zorgvuldig geïnventariseerd welke gegevens wij van onze leden nodig hebben voor welk doel. In grote lijnen gaat het in alle gevallen om het doel ‘uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst. Om maximaal duidelijk te maken dat we voor verschillende elementen van de lidmaatschapsverhouding niet meer gegevens verwerken dan voor dat element noodzakelijk is, hebben we in het Verwerkingsregister ook een onderverdeling aangebracht (zie de meest linkse kolom in het register). Per element is beschreven welke gegevens daarvoor moeten worden verwerkt en gedurende welke periode. 

 In de Privacyverklaring hebben we op hoofdlijnen aangegeven hoe wij omgaan met persoonsgegevens en welke rechten de leden hebben. 

De Privacyverklaring en het Verwerkingsregister staan op onze website, zodat niet alleen onze leden, maar ook belangstellenden voor het lidmaatschap of mensen die aan toernooien willen meedoen, daarvan kennis kunnen nemen. Zo weten zij welke gegevens wij nodig hebben en hoe wij daarmee omgaan. Ook in het Inschrijfformulier voor het lidmaatschap, het Opzegformulier en het Inschrijfformulier/de voorwaarden voor deelname aan toernooien is beschreven hoe er met gegevens wordt omgegaan. In de regels rond toernooien is verder vastgelegd dat iemand moet aangeven of hij/zij wel of niet instemt met het gebruik van bepaalde gegevens voor publiciteit rond het toernooi of om iemand later weer uit te nodigen voor deelname.

Het bestuur

 

Over TV Buytenwegh Overzicht