Privacyverklaring Tennisvereniging Buytenwegh (31-08-2018)

 

Dit is de privacyverklaring van Tennisvereniging Buytenwegh, gevestigd te Zoetermeer, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40407978, hierna te noemen: `de Vereniging.

 Algemeen

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

-         uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt en dat doel en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring en het daarbij behorende Verwerkingsregister

-         verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt

-         vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals foto’s, welke alleen worden verwerkt zolang die toestemming niet is ingetrokken

-         van bezoekers geen persoonsgegevens vastleggen, behalve met hun toestemming genomen foto’s tijdens officiële activiteiten, zolang die toestemming niet is ingetrokken

-         foto’s van leden en bezoekers slechts op de website, in de Nieuwsbrief of in perspublicaties gebruiken met toestemming

-         passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is

-         geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt

-         op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Meer in het bijzonder verwerken wij slechts uw persoonsgegevens voor zover:

-         dat noodzakelijk is om voor u en de andere leden datgene te kunnen doen waarvoor u lid van onze Vereniging en – indien van toepassing - lid van de KNLTB c.q. NPB bent geworden

-         dat noodzakelijk is om onze Vereniging met het oog op ledenwerving en continuïteit naar buiten goed te presenteren

-         wij uw gegevens moeten bewaren op grond van wettelijke bepalingen of

-         het historische belang van de verenigingsgeschiedenis het bewaren van gegevens noodzakelijk maakt.

 

Wij hebben, mede om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in deze verklaring en het daarbij behorende Verwerkingsregister voor u uiteengezet welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van deze verklaring, stel ons die dan gerust per e-mail (bestuur@tvbuytenwegh.nl)

 

Verwerkingsregister

In het Verwerkingsregister kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u gebruiken, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.

Uitsluitend de in het Verwerkingsregister genoemde functionarissen zijn bevoegd om de persoonsgegevens van de vereniging in te zien en te verwerken indien dit nodig in voor de uitoefening van hun functie.  Deze functionarissen moeten beseffen dat bij het verwerken van persoonsgegevens de hiervoor onder Algemeen vermelde uitgangspunten in acht moeten worden genomen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De vereniging verklaart dat zij nooit persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen waarmee zij geen verwerkersovereenkomst heeft afgesloten. Als er wel een verwerkingsovereenkomst is gesloten geschiedt doorgifte alleen als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor de vereniging de gegevens heeft gekregen.

Zonder uw toestemming verstrekt de Vereniging uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst die de Vereniging met u heeft, tenzij de Vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. In het verwerkingsregister treft u een overzicht aan van de situaties waarin:

·        van alle leden gegevens worden opgenomen in het digitale programma van All United

·        voor leden die lid zijn van de KNLTB persoonsgegevens worden verstrekt aan KNLTB of Toernooi.nl.

In de contracten met deze partijen en de voorwaarden die van toepassing zijn op de verwerking door de desbetreffende partijen, is gewaarborgd dat zij van de persoonsgegevens niet anders kennisnemen dan noodzakelijk voor de juiste uitvoering van hun taak als verwerker en dat de verwerking die zij uitvoeren, geschiedt in overeenstemming met de AVG.

 

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

U hebt het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de AVG niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de Vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die die gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.

 

Beveiliging persoonsgegevens

De Vereniging slaat persoonsgegevens slechts op op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren. De vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Minderjarigen

Een minderjarige zich slechts kan aanmelden voor het lidmaatschap of in voorkomend geval slechts een vereiste toestemming voor het maken of gebruiken van een foto geven met expliciete toestemming van een van de ouders of de voogd.

 

Inloggen op onze website en cookies

Op onze website is de informatie gescheiden in een gedeelte dat voor het algemene publiek toegankelijk is en een gedeelte dat – na inloggen - slechts toegankelijk is voor onze leden.

 

Op het algemene toegankelijke gedeelte van de website staan, naast algemene gegevens over de vereniging, slechts persoonsgegevens van de bestuursleden en commissieleden. We gebruiken op onze website geen cookies (dat zijn kleine tekstbestanden die vaak met de pagina’s van een website worde meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden opgeslagen). De website bevat links naar andere websites. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De Vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de privacyverklaring van die websites te raadplegen.

 

Leden van de Vereniging kunnen met hun gebruikersnaam en hun wachtwoord inloggen en hebben daarmee ook toegang tot de noodzakelijke contactgegevens van de andere leden. Nadat het lidmaatschap is beëindigd, vervalt de toegang van het oud-lid tot deze gegevens.  

 

Wijziging van het privacybeleid

De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om dit up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen. De Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de website te informeren.

 

Contactgegevens

Uiteraard zal de Vereniging zorgvuldig omgaan met de verstrekte persoonsgegevens en kunt u met eventuele klachten daarover altijd bij ons terecht.

Ook indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

AVG-Functionaris:        J.A. Janssen, secretaris

E-mail:                         bestuur@tvbuytenwegh.nl

 

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Het bestuur van Tennisvereniging Buytenwegh

31 augustus 2018