Communicatieplan Basis

Communicatieplan
Het doel van dit T.P. Buytenwegh docu/plan is om voldoende betrokkenheid te creëren, waarmee intern de vereniging de leden juist ïnformeerd en extern, buiten de vereniging de niet- of aspirant-leden met de rest van de wereld de kans krijgt om kennis te maken met de tennis- en padel-sport bij T.V. Buytenwegh.

Intern-communicatiedoel:
De betrokkenheid van T.P. Buytenwegh -leden, ouders, supporters, bezoekers te verbeteren door een duidelijke en structurele informatie uitwisseling.
De club informatie uitwisseling kan via de diverse communicatiekanalen;
- Club app
- telefoon
- e-mail
- Nieuwsbrief
- Website
- Social media, FaceBook, Instagram, etc
- MijnKNLTB (persoonlijk)

Extern-communicatiedoel:
T.P. Buytenwegh sterker profileren als een plezierige, enthousiaste, gezellige en professionele tennisvereniging. Groen gelegen met een uitmuntende baan- en clubhuis- accommodatie. Door gebruik te maken van de diverse mediakanalen, denk aan de nieuwsbrief, regionale kranten, internet en sociale media.
- Website
- Nieuwsbrief
- Social media, FaceBook, YouTube (Jeugd;) Instagram, tik-tok
- Sponsoren
- Plaatselijke-/ regionale- websites, krant, gemeentelijke communicatie, etc.

Doelgroepen;
T.P. Buytenwegh is een gezellige tennis en padel club met een 1100 leden, waarvan +/- 100 jeugdleden. Naast de het hele jaar door spelende leden heeft de club direct te maken met ouders, spelers van andere verenigingen, supporters en bezoekers. Deze directe groepen hebben allemaal behoefte aan informatie, maar onderscheiden zich in de mate van betrokkenheid bij de club. De informatie die verstrekt wordt, moet correct, tijdig en afgestemd zijn op de informatiebehoefte van die betreffende groep. Denk aan informatie over baanbeschikbaarheid, toernooien, activiteiten, trainingen en wedstrijden, maar ook over protocollen, bestuurlijke besluiten en ontwikkelingen.
We onderscheiden de volgende T.P. Buytenwegh doelgroepen:

Spelende leden
Dit zijn alle T.P. Buytenwegh leden die het hele jaar in de diverse padel en tennis teams spelen: dames, heren & jeugd, trainende recreatie en competitie spelers en de grootste groep met plezier spelers. (mini’s, pupillen, jeugd, senioren en oudjes)

Kader’-leden
Dit zijn alle vrijwilligers die betrokken zijn bij spelers & teams, zowel op technisch als organisatorisch vlak: trainers, captains, toernooicoördinatoren, wedstrijdcoördinator, scheidsrechters, etc.

Uitvoerenden medewerkers
Dit zijn alle vrijwilligers die meehelpen op de ‘werkvloer’: accommodatie medewerkers, activiteitenmedewerkers, websitebeheerders, sponsorcommissie medewerkers, PR commissie medewerkers, etc.

Ouders
Dit zijn de volwassenen die hun kinderen hebben aangemeld en gebracht. Ze rijden en komen (vaak) kijken bij de trainingen en wedstrijden (of andere activiteiten).

Bezoekers spelende, kijkers en/ of introducees.
Dit zijn bezoekers die wedstrijden komen spelen en/of kijken (of voor andere sportieve activiteiten)

Bestuur
Dit zijn de vrijwilligers die de verantwoordelijkheid dragen en het (communicatie) beleid uitzetten.

Jeugdcommissie
Dit zijn de vrijwilligers die het jeugdbeleid uitzetten en verantwoordelijk zijn voor alle technische en organisatorische zaken van en voor de TP Buytenwegh - jeugdafdeling.

Club van 100 T.P. Buytenwegh
De Club van 100 bestaat sinds een aantal jaar en is als obligatielening (crowd funding) uitgeschreven, niet alleen om wat extra middelen beschikbaar te krijgen voor de financiering van een aantal leuke dingen voor de vereniging, zoals het restylen van het clubgebouw, maar ook om leden de gelegenheid te bieden hun band met de vereniging op een andere manier dan alleen betaling van contributie tot uiting te brengen.

'Vrienden' van T.P. Buytenwegh
Vrienden, ex- & ere leden, bridge- en klaverjas-spelers leden de gelegenheid te bieden hun band met de vereniging op een andere manier dan alleen betaling van contributie tot uiting te brengen.

Gemeente
De gemeente Zoetermeer acht het belang van T.P. Buytenwegh hoog. Door middel van financieen ondersteunt de gemeente T.V. Buytenwegh.
Tevens is de gemeente eigenaar van het park. 

Sponsoren
Dit zijn de partners die financiël of materieel ondersteuning geven aan T.P. Buytenwegh in ruil voor naamsbekendheid.

KNLTB
Dit is de partner die de competitie regelt en T.P. Buytenwegh ondersteuning biedt in bestuurlijke en speltechnische zaken.

Overige externe contacten
Dit zijn de partners die op andere manieren verbonden zijn aan T.P. Buytenwegh

Media, Pers - Gedrukt en digitaal
De plaatselijke en regionale media die persberichten van en artikelen over T.P. Buytenwegh plaatsen. 

Planning
Alle doelgroepen moeten goed, eerlijk, tijdig en volledig geïnformeerd worden over wat er binnen T.P. Buytenwegh speelt, welke activiteiten (gaan) plaatsvinden, wat van mensen verwacht wordt en wat men van de vereniging mag verwachten.
Daarnaast moet er eenheid zijn in alle communicatie uitingen: volgens de huisstijl van T.V. Buytenwegh.
Eenheid in de verschillende communicatie uitingen vergroot de herkenbaarheid bij de doelgroepen van T.V. Buytenwegh en dus ook de effectiviteit van het contact met die verschillende doelgroepen.

 Er zijn verschillende informatiekanalen:

Intern; Club App, Nieuwsbrief & Internet(website, facebook, Instagram, you-tube, twitter en tik-tok voor de jeugd)

Extern Nieuwsbrief(?), Internet, Gedrukt Hardcopy

Kleding  &  Bewegwijzering
De huisstijl is vastgesteld door het Bestuur en iedereen draag die huisstijl uit zowel intern als extern.

ACTIE’s;
* Onder 'ouders' & ‘bezoekers’ TPB het verkrijgen van hun persoonlijke e-mailadressen voor een gratis tennis/padel les, strippenkaart of gesigneerde tennisbal?
* Huisstijl TP Buytenwegh ‘Bewegwijzering’, vanaf de Amerikaweg richting SnowWorld?
* Maak NieuwsBrief en ClubApp toegankelijk voor belangstellende maken?

 




§
informatiekanalen matrix

 

Welkom bij TP BUYTENWEGH Overzicht