Club app privacyproof?

Naar aanleiding van de introductie van onze club app hebben enkele leden het bestuur gevraagd hoe de toegang tot persoonsgegevens uit de ledenlijst die via de app mogelijk is, zich verhoudt tot de nieuwe privacywet (AVG). Deze leden vroegen zich met andere woorden af of de app wel privacyproof is.

Ook het bestuur hecht aan de privacy van de leden en heeft er dus begrip voor dat dergelijke vragen opkomen. Daarom leggen we hierna graag uit waarom de app wel degelijk AVG-proof is.

Waar gaat het om bij de app?

De app is een technisch hulpmiddel (net zoals de mail en de websites op uw pc) waarmee de vereniging aan leden die de app gebruiken, berichten kan sturen die anders via de mail zouden worden verstuurd. Ook kunnen leden (en ook echt uitsluitend leden) via de app berichten delen met de andere leden. Verder kunnen de leden (en ook echt uitsluitend leden), via de app kennisnemen van berichten en gegevens die op de website (en bepaalde externe bronnen zoals Mijn knltb) staan. Een van die soorten gegevens zijn de persoonsgegevens die op de website van TV Buytenwegh staan (de ledenlijst). Het gaat om dezelfde ledenlijst en dus dezelfde gegevensset die op de website staat en het gaat dus niet om een andere of nieuwe soort van gegevensverwerking.

Wie bepaalt welke gegevens in de ledenlijst staan?

Voor de gegevens in de digitale ledenlijst, die al bestaat van voor de AVG, hebben alle leden nadrukkelijk de mogelijkheid om daarvan zelf te bepalen of die via digitale ledenlijst voor andere leden te zien zijn.  Omdat niet alle leden dat bleken te weten, heeft het bestuur zelfs al voordat de AVG er was, maar laatstelijk in elk geval ook nog eens op 21 juni 2018, in de Nieuwsbrief en op de website aangegeven dat leden zelf mogen en kunnen aangeven dat bepaalde gegevens niet voor anderen zichtbaar zijn. Ook is aangegeven hoe dat moet. Een aantal leden heeft daarvan ook gebruik gemaakt. Daarbij is ook aangegeven dat men daarbij de hulp van de ledenadministratie kan krijgen. 

AVG; het privacybeleid en de gegevensverwerkingen van TV Buytenwegh

Naar aanleiding van de nieuwe privacywet (AVG) heeft het bestuur in 2018 in de zgn. Privacyverklaring en het zgn. Verwerkingsregister (beide zijn ook in de Nieuwsbrief en op de website bekendgemaakt en staan op de website, te vinden als u zoekt op privacy en verwerking) het privacybeleid van de vereniging vastgelegd met inbegrip van de verschillende doelen waarvoor de vereniging de persoonsgegevens verwerkt. 

Een van die doelen is (nr. 8) het hebben van een digitale ledenlijst (met namen, adressen, telefoonnummers, E-mailadressen, geslacht, leeftijd en speelsterkte met foto) die het leden (en bestuur) mogelijk maakt elkaar te bereiken en met elkaar te communiceren, iets wat voor een goede uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst absoluut noodzakelijk is. Voor die verwerking is - zoals wettelijk ook voorgeschreven - ook vastgelegd dat deze plaatsvindt op basis van de wettelijke grondslag 'uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst'. Iemands (door hem of haar zelf aan de vereniging verstrekte) persoonsgegevens staan slechts in de ledenlijst zolang hij of zij lid is en hij of zij die gegevens niet op de hiervoor bedoelde manier heeft geblokkeerd. Men heeft alleen maar toegang tot die gegevens na te hebben ingelogd met gebruikersnaam en wachtwoord (de gegevens zijn dus niet openbaar voor anderen) en men heeft geen toegang meer tot de ledenlijst als men geen lid meer is. De Privacyverklaring en het Verwerkingsregister zijn met de ALV besproken; dat leidde niet tot opmerkingen. 

Conclusie

De club app is, wat de persoonsgegevens van de ledenlijst betreft, niet meer dan een technisch hulpmiddel voor ingelogde leden die via de website ook al bij die gegevens kunnen komen, om bij de digitale ledenlijst te komen. Met de zpp ontstaat derhalve wat de toegankelijkheid van de gegevens betreft, geen nieuwe situatie ten opzichte van de ledenlijst op de website. De digitale ledenlijst is in feite niet anders en bevat geen of nauwelijks andere (maar wel actuelere) gegevens dan de vroegere papieren ledenlijst die alle leden ontvingen. Welke gegevens iemand in de digitale ledenlijst voor anderen zichtbaar wenst te laten zijn, maakt ieder lid voor zichzelf uit. Ieder lid kan dat zelf in de ledenlijst regelen. Dat is trouwens duidelijk een verbetering ten opzichte van de vroegere papieren ledenlijst. Dat de gegevens uit de ledenlijst beschikbaar zijn voor het bestuur en de andere leden, is vastgelegd in het privacybeleid van de vereniging, dat door de ALV is goedgekeurd. Het bestuur concludeert dat de club app privacyproof is.

Wat kunt u doen om toegang tot uw gegevens te beperken?

Het bestuur heeft er, zoals al gezegd, begrip voor heeft dat sommige leden bepaalde gegevens niet voor andere leden toegankelijk willen laten zijn. Daarom herhalen we hieronder (cursief) op welke wijze u desgewenst de toegang tot uw gegevens in de ledenlijst (zowel via de website als via de app) kunt beperken. We herhalen voor het gemak daarbij ook even hoe men een account op de website kan aanmaken; dat is nodig om de gegevens te kunnen zien en wijzigen.

Account op website maken

Als je op de website toegang wil hebben tot de ledenlijst en sommige andere berichten die alleen voor leden toegankelijk zijn, moet je je aanmelden met je e-mailadres (bovenaan de startpagina van de website bij "account"). Daar moet je dan een wachtwoord aanvragen, dat direct per mail wordt toegestuurd. Daarna kun je inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord. Als je zorgt dat je ingelogd blijft, hoef je dat maar een keer te doen.)

Gegevens voor anderen niet-zichtbaar laten zijn. 

Ben je ingelogd, dan kun je heel eenvoudig zelf je gegevens wijzigen (bijv. adres, mailadres of telefoonnummer), maar je kunt ook zelf bepalen welke gegevens van jou in de ledenlijst op de website zichtbaar zijn voor anderen. Dit doe je door bovenin op "Account" en daarna op 'persoonlijke gegevens' te klikken. 

Je hebt dan de keuze uit vier knoppen, waarvan de eerste twee zijn: wijzig gegevens en  privacy instellingen

Bij wijzig gegevens kun je zelf overeenkomstig de nieuwe privacywet (AVG) je gegevens wijzigen en bijv. een andere foto uploaden; lukt dat niet, dan mag je altijd de ledenadministratie@tvbuytenwegh.nl vragen je daarbij te helpen.

Bij privacy instellingen heb je in verband met de AVG de mogelijkheid om enkele gegevens niet via de ledenlijst zichtbaar te laten zijn. Zo kun je aangeven dat niet getoond mogen worden: Geboortedatum, Pasfoto, E-mailadres, Telefoonnummers, Adres.

Tot slot

We hopen onze leden aldus voldoende te hebben geïnformeerd.

Het bestuur

 

Bestuur van TVB werkt aan vernieuwing overzicht